Чому щотижневі реєстраційні зустрічі непродуктивні, і що ви можете з цим зробити

Поширення дистанційних «зустрічей із благими намірами» під час пандемії лише ускладнило роботу. Згідно з опитуваннями, більшість працівників кажуть, що хочуть менше зустрічей і що ці зустрічі роблять їх менш продуктивними, але є є способи приборкати всі «точки дотику», які затьмарюють ваш календар. Ось як ви можете відновити свій графік, не відчужуючи своїх колег.

Звичайна «зустріч для реєстрації» насправді є ще однією формальною зустріччю

Співпраця та спілкування набагато складніше під час віддаленої роботи порівняно зі спільною роботою в офісі. Щоб компенсувати це, багато працівників додали до свого розкладу більше зустрічей для реєстрації — виявляється, занадто багато, як нещодавнє опитування віддалених співробітників показує, що 70% респондентів сподіваються мати менше зустрічей, коли повернуться до офісу. А оскільки віддаленого працівника буквально менш помітно, керівники, швидше за все, покладатимуться на «реєстрації», щоб переконатися, що працівник працює добре.

Проблема в тому, що багато з цих зустрічей просто менш ефективні, ніж спонтанні тусовки біля проходу, які колись визначали офісну роботу. Крім усіх переваг віддаленої роботи, навіть для координації «швидкого дзвінка» потрібен текстовий чат, надсилання запрошень і отримання частини вашого календаря. Раніше, коли колега був завалений в офісі, ви були більш імовірні побачити і повернутися пізніше, якщо це не було терміново.

І ці додаткові віртуальні зустрічі також не завжди ефективні, особливо для групових дзвінків. Немає побічних розмов, менше уточнюючих вставок, а під час відеозустрічей є ефект паноптикуму, тобто завжди «увімкнено», що призводить до Втома від масштабування (порівняйте віртуальну «щасливу годину» з реальною офісною вечіркою). Тоді як дослідження показало, що середня тривалість зустрічей знизився на 20% під час пандемії це не чисто що вони більш ефективні.

Як уникнути занадто великої кількості реєстраційних зустрічей

• Виділіть у своєму графіку час для фактичної роботи. За матеріалами The Muse , менеджер середньої ланки зазвичай проводить 35% свого робочого дня на нарадах. Хоча цього не можна повністю уникнути, вам слід відводити великі дві-три години часу для роботи, яка вимагає постійної концентрації. Так само вам слід виділити час, у який ви є також доступні для зустрічей, оскільки ви хочете бути гнучкими для команди, коли виникають потреби.
• Наполягайте на порядку денному. Якщо зустрічі затягуються без особливої ​​мети або через занадто багато світських розмов, попросіть про порядок денний, навіть якщо це щось неформальне, як-от кілька пунктів, надісланих через Slack. Розумно попросити порядок денний, щоб ви могли підготуватися до зустрічі. Крім того, порядок денний має додаткову перевагу, оскільки надає структуру зустрічі, оскільки ви завжди можете повернути відволікаючу розмову до заявлених цілей зустрічі.
  
• Навчіться ввічливо відмовлятися від зустрічей. Поки ви можете вказати на годиннину звіт про свою роботу та пояснити свої пріоритети, ви можете відмовитися від зустрічі, тому що ви занадто зайняті. Тут може стати в нагоді заблокований календар, оскільки проблема стає «конфліктом планування».
• Переконайтеся, що ваш керівник знає ваш стиль спілкування. Начальники не вміють читати думки, і деякі з їхніх прямих підлеглих вимагатимуть більше уваги, ніж інші, але це не означає, що вам потрібен особистий дзвінок щотижня лише тому, що це потрібно комусь іншому. Наприклад, немає нічого поганого в тому, щоб м’яко запропонувати зустрічі раз на два тижні замість щотижня або телефонний дзвінок замість відеочату, наприклад.